Chuyển trụ sở hoá đơn xử lý như thế nào?

1. Đối với số hóa đơn chưa sử dụng hết

Theo quy định tại khoản 5 Điều 2 Thông tư 26/2015/TT-BTC, việc sử dụng hóa đơn khi có sự thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp được thực hiện như sau:

“5. Sửa đổi Khoản 2 Điều 9 như sau:

“2. Nội dung Thông báo phát hành hóa đơn gồm: tên đơn vị phát hành hoá đơn, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, các loại hoá đơn phát hành (tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số… đến số…)), tên và mã số thuế của doanh nghiệp in hoá đơn (đối với hoá đơn đặt in), tên và mã số thuế (nếu có) của tổ chức cung ứng phần mềm tự in hoá đơn (đối với hoá đơn tự in), tên và mã số thuế (nếu có) của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hoá đơn điện tử (đối với hoá đơn điện tử); ngày lập Thông báo phát hành, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị.

Trường hợp các ngân hàng, tổ chức tín dụng và các chi nhánh ngân hàng, tổ chức tín dụng sử dụng chứng từ giao dịch kiêm hoá đơn thu phí dịch vụ tự in thì gửi Thông báo phát hành hoá đơn kèm theo hoá đơn mẫu đến cơ quan thuế quản lý, đăng ký cấu trúc tạo số hoá đơn, không phải đăng ký trước số lượng phát hành.

 Đối với các số hoá đơn đã thực hiện thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng hết có in sẵn tên, địa chỉ trên tờ hoá đơn, khi có sự thay đổi tên, địa chỉ nhưng không thay đổi mã số thuế và cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nếu tổ chức kinh doanh vẫn có nhu cầu sử dụng hoá đơn đã đặt in thì thực hiện đóng dấu tên, địa chỉ mới vào bên cạnh tiêu thức tên, địa chỉ đã in sẵn để tiếp tục sử dụng và gửi thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hoá đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp (mẫu số 3.13 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này).

Trường hợp có sự thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nếu tổ chức có nhu cầu tiếp tục sử dụng số hoá đơn đã phát hành chưa sử dụng hết thì phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế nơi chuyển đi và đóng dấu địa chỉ mới lên hoá đơn, gửi bảng kê hoá đơn chưa sử dụng (mẫu số 3.10 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này) và thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hoá đơn đến cơ quan thuế nơi chuyển đến (trong đó nêu rõ số hóa đơn đã phát hành chưa sử dụng, sẽ tiếp tục sử dụng). Nếu tổ chức không có nhu cầu sử dụng số hoá đơn đã phát hành nhưng chưa sử dụng hết thì thực hiện huỷ các số hoá đơn chưa sử dụng và thông báo kết quả huỷ hoá đơn với cơ quan thuế nơi chuyển đi và thực hiện thông báo phát hành hoá đơn mới với cơ quan thuế nơi chuyển đến.

Trường hợp có sự thay đổi về nội dung đã thông báo phát hành, tổ chức kinh doanh phải thực hiện thông báo phát hành mới theo hướng dẫn tại khoản này.”

Như vậy, nếu công ty muốn tiếp tục sử dụng số hóa đơn cũ kia, thì phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đến chi cục thuế quận nơi đặt trụ sở cũ và đóng dấu địa chỉ mới lên hóa đơn và gửi bảng kê hóa đơn chưa sử dụng Theo mẫu số 3.10 ban hành kèm Theo thông tư 39/2014/TT-BTC và lập thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn cho chi cục thuế nơi đặt trụ sở mới theo mẫu số TB04/AC).

2. Đối với số hóa đơn đã sử dụng khi chưa có con dấu mới 

Trường hợp này công ty đã có thông báo thay đổi con dấu mà vẫn cưa có con dấu mới và xuất hóa đơn bằng con dấu cũ, như vậy sẽ thuộc trường hợp lập sai hóa đơn nhưng không ảnh hưởng đến số tiền thuế phải nộp. Vậy sẽ xảy ra hai trường hợp sau:

-Trường hợp chưa kê khai thuế: Hai bên lập biên bản thu hồi các liên của hóa đơn (Theo quy định tại Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC), sau đó lập lại hóa đơn mới để kê khai thuế. (Người bán giữ lại các số hóa đơn lập sai, gạch chéo vào các liên và kẹp vào quyển hóa đơn để làm căn cứ giải trình với chi cục thuế)

-Trường hợp đã kê khai thuế: Hai bên lập biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai và lập hóa đơn điều chỉnh. Tại kỳ kê khai lập hóa đơn điều chỉnh, bên bán kê khai hóa đơn điều chỉnh vào bảng kê bán ra, bên mua kê khai vào bảng kê mua vào, chỉ tiêu “doanh thu” và “thuế GTGT” ghi bằng “0” (Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm – Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC).

Khi công ty thu hồi lại hóa đơn cũ đó thì không phải thực hiện thủ tục hủy hóa đơn vì số hóa đơn này phải được giữ lại để làm cơ sở giải trình cho cơ quan thuế và sẽ không bị xử phạt về sai thông tin trên hóa đơn Theo quy định tại Nghị định 109/2013/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực quản lý giá, phí, lệ phí, hóa đơn. Theo đó, nghị định 109/2013/NĐ-CP không quy định về việc xử phạt đối với việc hóa đơn đã lập có sai sót.

Như vậy, Sau khi làm thủ tục tiếp tục sử dụng số hóa đơn đã được phát hành chưa sử dụng hết, thì công ty chị vẫn tiếp tục sử dụng số hóa đơn đó (Lưu ý: Phải sử dụng con dấu mới). Sau khi đã sử dụng hết số hóa đơn đó, công ty chị làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn để sử dụng hóa đơn tại địa chỉ mới.