Lưu ý khi soạn thảo hợp đồng thương mại

– Soạn dự thảo hợp đồng:

Soạn dự thảo hợp đồng giúp cho doanh nghiệp văn bản hóa những gì mình muốn, đồng thời dự liệu những gì đối tác muốn trước khi đàm phán. Nó giống như một bản kế hoạch cho việc đàm phán, khi có một dự thảo tốt coi như đã đạt 50% công việc đàm phán và ký kết hợp đồng. Nếu bỏ qua bước 1 chỉ đàm phán sau đó mới soạn thảo hợp đồng thì giống như vừa xây nhà vừa vẽ thiết kế, nên thường dẫn đến thiếu sót, sơ hở trong hợp đồng, đặc biệt đối với những thương vụ lớn.

Không có một mẫu hợp đồng nào là chuẩn mực, nó thường thừa hoặc thiếu đối với một thương vụ cụ thể. Do đó, doanh nghiệp phải sửa cho phù hợp theo ý muốn của hai bên, đừng lạm dụng mẫu – chỉ điền một vài thông số và hoàn tất bản dự thảo hợp đồng.

– Thông tin xác định tư cách chủ thể của các bên:

Doanh nghiệp và các cá nhân, tổ chức khác có quyền tham gia ký kết hợp đồng thương mại, nhưng để xác định được quyền hợp pháp đó và tư cách chủ thể của các bên thì cần phải có tối thiểu các thông tin sau:

+ Đối với tổ chức, doanh nghiệp: Tên, Trụ sở, Giấy phép thành lập và người đại diện.Các nội dung trên phải ghi chính xác theo Quyết định thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy phép đầu tư của doanh nghiệp. Các bên nên xuất trình, kiểm tra các văn bản, thông tin này trước khi đàm phán, ký kết để đảm bảo hợp đồng ký kết đúng thẩm quyền.

+ Đối với cá nhân: Tên, số chứng minh thư và địa chỉ thường trú. Nội dung này ghi chính xác theo chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu hoặc hộ khẩu và cũng nên kiểm tra trước khi ký kết.

– Tên gọi hợp đồng:

Tên gọi hợp đồng thường được sử dụng theo tên loại hợp đồng kết hợp với tên hàng hóa, dịch vụ.

– Căn cứ ký kết hợp đồng:

Phần này các bên thường đưa ra các căn cứ làm cơ sở cho việc thương lượng, ký kết và thực hiện hợp đồng; có thể là văn bản pháp luật điều chỉnh, văn bản uỷ quyền, nhu cầu và khả năng của các bên. Trong một số trường hợp, khi các bên lựa chọn một văn bản pháp luật cụ thể để làm căn cứ ký kết hợp đồng thì được xem như đó là sự lựa chọn luật điều chỉnh.

– Hiệu lực hợp đồng:

Nguyên tắc hợp đồng bằng văn bản mặc nhiên có hiệu lực kể từ thời điểm bên sau cùng ký vào hợp đồng, nếu các bên không có thỏa thuận hiệu lực vào thời điểm khác; Ngoại trừ một số loại hợp đồng chỉ có hiệu lực khi được công chứng, chứng thực theo quy định của pháp luật, như: hợp đồng mua bán nhà, hợp đồng chuyển nhượng dự án bất động sản, hợp đồng chuyển giao công nghệ… Các bên phải hết sức lưu ý điều này bởi vì hợp đồng phải có hiệu lực mới phát sinh trách nhiệm pháp lý, ràng buộc các bên phải thực hiện các nghĩa vụ theo hợp đồng.

Liên quan đến hiệu lực thi hành của hợp đồng thương mại thì vấn đề người đại diện ký kết (người ký tên vào bản hợp đồng) cũng phải hết sức lưu ý, người đó phải có thẩm quyền ký hoặc người được người có thẩm quyền ủy quyền. Thông thường đối với doanh nghiệp thì người đại diện được xác định rõ trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy phép đầu tư. Cùng với chữ ký của người đại diện còn phải có đóng dấu (pháp nhân) của tổ chức, doanh nghiệp đó.

– Kỹ năng soạn thảo một số điều khoản quan trọng của hợp đồng thương mại

Thông thường để một văn bản hợp đồng được rõ ràng, dễ hiểu thì người ta chia các vấn đề ra thành các điều khoản hay các mục, theo số thứ tự từ nhỏ đến lớn.

+ Điều khoản định nghĩa:

Điều khoản định nghĩa được sử dụng với mục đích định nghĩa (giải thích) các từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần hoặc cần có cách hiểu thống nhất giữa các bên hoặc các ký hiệu viết tắt. Điều này thường không cần thiết với những hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ thông thường phục vụ các nhu cầu sinh hoạt hàng ngày. Nhưng nó rất quan trọng đối với hợp đồng thương mại quốc tế, hợp đồng chuyển giao công nghệ, hợp đồng tư vấn giám sát xây dựng; bởi trong các hợp đồng này có nhiều từ, cụm từ có thể hiểu nhiều cách hoặc từ, cụm từ chuyên môn chỉ những người có hiểu biết trong lĩnh vực đó mới hiểu.

+ Điều khoản công việc:

Trong hợp đồng dịch vụ thì điều khoản công việc (dịch vụ) mà bên làm dịch vụ phải thực hiện là không thể thiếu. Những công việc này không những cần xác định một cách rõ ràng, mà còn phải xác định rõ: cách thức thực hiện, trình độ chuyên môn, kinh nghiệm của người trực tiếp thực hiện công việc, kết quả sau khi thực hiện dịch vụ.

– Những điểm chung khi soạn thảo hợp đồng thương mại

+ Tên hàng là nội dung không thể thiếu được trong tất cả các hợp đồng mua bán hàng hóa. Để thuận lợi cho việc thực hiện hợp đồng và hạn chế tranh chấp phát sinh, tên hàng cần được xác định một cách rõ ràng. Hàng hoá thường có tên chung và tên riêng. Tuỳ từng loại hàng hoá mà các bên có thể lựa chọn một hoặc nhiều cách xác định tên hàng sau đây cho phù hợp: Tên + xuất xứ; tên + nhà sản xuất; tên + phụ lục hoặc Catalogue; tên thương mại; tên khoa học; tên kèm theo công dụng và đặc điểm; tên theo nhãn hàng hoá hoặc bao bì đóng gói.

Lưu ý: Không phải tất cả các loại hàng hoá đều được phép mua bán trong thương mại mà chỉ có những loại hàng hoá không bị cấm kinh doanh mới được phép mua bán.

+ Điều khoản chất lượng hàng hoá:

Chất lượng hàng hoá kết hợp cùng với tên hàng sẽ giúp các bên xác định được hàng hoá một cách rõ ràng, chi tiết. Trên thực tế, nếu điều khoản này không rõ ràng thì rất khó thực hiện hợp đồng và rất dễ phát sinh tranh chấp.

Nói chung chất lượng sản phẩm, hàng hoá được thể hiện thông qua các chỉ tiêu kỹ thuật và những đặc trưng của chúng. Muốn xác định được chất lượng hàng hoá thì tuỳ theo từng loại hàng hoá cụ thể để xác định, dựa vào các chỉ tiêu về cơ lý, các chỉ tiêu về hoá học hoặc các đặc tính khác của hàng hoá đó.

+ Điều khoản số lượng (trọng lượng):

Điều khoản này thể hiện mặt lượng của hàng hoá trong hợp đồng, nội dung cần làm rõ là: đơn vị tính, tổng số lượng hoặc phương pháp xác định số lượng. Ví dụ: Trong hợp đồng mua bán đá xây dựng để xác định số lượng các bên có thể lựa chọn một trong các cách sau: theo trọng lượng tịnh (kilôgam, tạ, tấn), theo mét khối, theo toa xe, toa tàu, hay theo khoang thuyền.

Đối với hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế thì cần phải quy định cụ thể cách xác định số lượng và đơn vị đo lường bởi hệ thống đo lường của các nước là có sự khác biệt. Đối với những hàng hoá có số lượng lớn hoặc do đặc trưng của hàng hoá có thể tự thay đổi tăng, giảm số lượng theo thời tiết thì cũng cần quy định một độ dung sai (tỷ lệ sai lệch) trong tổng số lượng cho phù hợp.

+ Điều khoản giá cả:

Các bên khi thoả thuận về giá cả cần đề cập các nội dung sau: đơn giá, tổng giá trị và đồng tiền thanh toán. Về đơn giá có thể xác định giá cố định hoặc đưa ra cách xác định giá (giá di động). Giá cố định thường áp dụng với hợp đồng mua bán loại hàng hoá có tính ổn định cao về giá và thời hạn giao hàng ngắn. Giá di động thường được áp dụng với những hợp đồng mua bán loại hàng giá nhạy cảm (dễ biến động) và được thực hiện trong thời gian dài. Trong trường hợp này người ta thường quy định giá sẽ được điều chỉnh theo giá thị trường hoặc theo sự thay đổi của các yếu tố tác động đến giá sản phẩm.

+ Điều khoản thanh toán:

Phương thức thanh toán là cách thức mà các bên thực hiện nghĩa vụ giao, nhận tiền khi mua bán hàng hoá. Căn cứ vào đặc điểm riêng của hợp đồng, mối quan hệ, các điều kiện khác mà các bên có thể lựa chọn một trong ba phương thức thanh toán sau đây cho phù hợp:

• Phương thức thanh toán trực tiếp
• Phương thức nhờ thu và tín dụng chứng từ (L/C)

+ Điều khoản phạt vi phạm:

Phạt vi phạm là một loại chế tài do các bên tự lựa chọn, nó có ý nghĩa như một biện pháp trừng phạt, răn đe, phòng ngừa vi phạm hợp đồng, nhằm nâng cao ý thức tôn trọng hợp đồng của các bên.

Các bên khi thoả thuận về mức phạt phải căn cứ vào quy định của Luật thương mại để lựa chọn mức phạt trong phạm vi từ 8% trở xuống, nếu các bên thoả thuận mức phạt lớn hơn (ví dụ 12%) thì phần vượt quá (4%) được coi là vi phạm điều cấm của pháp luật và bị vô hiệu.

+ Điều khoản bất khả kháng:

Trên thực tế, nếu không thoả thuận rõ về bất khả kháng thì rất dễ bị bên vi phạm lợi dụng bất khả kháng để thoái thác trách nhiệm dẫn đến thiệt hại cho bên bị vi phạm. Trong điều khoản này các bên cần phải định nghĩa về bất khả kháng và quy định nghĩa vụ của bên gặp sự kiện bất khả kháng.

– Điều khoản giải quyết tranh chấp:

Đối với việc lựa chọn giải quyết tại Trọng tài hay tại Toà án thì thoả thuận phải phù hợp với quy định của pháp luật.